In 2011 is de beveiliging CAO opnieuw verlengd, wat betekent dat medewerkers in de beveiligingssector zich ook in het komende jaar op de daarin vastgelegde basisrechten kunnen beroepen. Wanneer u ondernemer bent in de beveiligingsbranche krijgt u hier als vanzelfsprekend mee te maken. Maar wat zijn de gevolgen voor de CAO voor de beveiliging in 2011 wanneer u besluit gebruik te maken van payrolling? U kunt namelijk flink op uw personeelskosten besparen door het juridisch werkgeversschap voor een deel van uw personeel verplaatsen naar Payroll Works. Hierdoor valt dit deel van uw personeel buiten uw onderneming. Om deze medewerkers optimaal te kunnen informeren over de nieuwe situatie is het verstandig om in te gaan op de wisselwerking tussen de beveiliging CAO van 2011 en payrolling.

Hoe u bij payrolling met de beveiliging CAO van 2011 omgaat

Iedere medewerker die u via payrolling bij Payroll Works uitbesteedt is niet meer officieel bij u in dienst. In plaats daarvan krijgt u van ons de garantie dat wij uw personeel aan u ter beschikking stellen wanneer u meer capaciteit nodig heeft. Hierdoor valt dit deel van uw personeel buiten de CAO voor de beveiliging van 2011. Dit heeft als direct gevolg dat u geen pensioenverplichting meer heeft, en ook andere premies en toeslagen die in de beveiliging CAO voor 2011 vastgelegd zijn niet meer hoeft af te dragen. Payroll Works is dan verantwoordelijk voor de verloning van uw personeel, en berekent de kosten hiervoor direct aan u door. Een belangrijk punt hierbij is dat uw personeel niet van hun rechten wordt beroofd wanneer zij buiten de beveiliging CAO voor 2011 vallen. Payroll Works streeft ernaar om ook buiten de CAO voor de beveiliging voor 2011 goed werkgeversschap te garanderen.

Heeft u verdere vragen over de beveiliging CAO van 2011 en payrolling?

Om ervoor te zorgen dat medewerkers die via payrolling werkzaam zijn zich nog steeds op de basisrechten die vastgelegd zijn in de beveiliging CAO van 2011 kunnen beroepen heeft de Vereniging van Payroll Ondernemingen een keurmerk voor transparantie en goed werkgeverschap in het leven geroepen. Payroll Works steunt dit initiatief, dat ervoor zorgt dat de dekking van de beveiliging CAO van 2011 goed opgevangen wordt. Als u meer wilt weten over de manier waarop Payroll Works omgaat met de beveiliging CAO van 2011 of specifieke uitleg wilt over payrolling kunt u altijd contact opnemen met Payroll Works. Wij zijn betrokken bij uw organisatie, en onze medewerkers kunnen u uitgebreid informeren over de gevolgen die payrolling heeft voor de beveiliging CAO van 2011.

De payroll biedt een overzicht van alle personeelskosten in de organisatie. Hieronder vallen gemaakte uren en uitbetaald loon, maar ook ziektekosten en verzekeringspremies. Daarnaast bevat de payroll ook aanvullende gegevens zoals contractuele verplichtingen, bevoegdheden en aanvullende vergoedingen. 

De payroll is in de eerste plaats belangrijk omdat u als ondernemer hiermee controle heeft over uw personeelszaken. Niet alleen weet u precies wat uw medewerkers u kosten en welke werkzaamheden zij uitvoeren, maar u kunt ook inzicht krijgen in uw resultaat door de personeelskosten te vergelijken met uw productie of omzet. Zo kunt u via de payroll snel bepalen of uw onderneming goed loopt.

Het tweede belangrijke aspect van de payroll heeft betrekking op de Nederlandse wet. Hierin staat dat werkgevers verplicht zijn een financiële personeelsadministratie bij te houden. Zo kan de Belastingdienst controleren of alle premies in het werkgeversdeel correct zijn afgedragen. Dit betekent dat iedere ondernemer die personeel inhuurt automatisch met de payroll te maken krijgt.

Hoe u de payroll beheersbaar houdt

Hoewel het vanzelfsprekend is dat u een payroll bijhoudt als u personeel heeft, is de manier waarop geenszins vastgelegd. Dit betekent dat ondernemers veel vrijheid hebben om de payroll naar eigen inzicht op te zetten. Deze vrijheid is tegelijkertijd ook de grootste valkuil van payroll management.

Omdat de payroll pas relevant wordt wanneer een organisatie personeelsleden aanneemt wordt deze in eerste instantie vaak door de ondernemer zelf bijgehouden. Neemt dit eenmaal teveel tijd in beslag, dan wordt een apart administratieve kracht ingehuurd. Naarmate de onderneming verder groeit dijt de payroll vaak ongestructureerd uit, juist omdat in eerste instantie niet over de toekomst van de payroll was nagedacht. In de groeifase van een bedrijf staat ondernemen voorop, en dan is de payroll een onwelkome afleiding. 

Toch is het noodzakelijk om van tevoren goed na te denken over de toekomstige administratie van de payroll. Dit is de enige manier waarop kosten goed beheerst kunnen worden. Het is namelijk lastig om later een integraal ontwerp neer te zetten – de problemen in de payroll zijn dan vaak al ontstaan. 

Tips om uw payroll administratie te versimpelen

Een payroll kan zeer complex zijn, zeker bij grote ondernemingen. Gelukkig zijn er veel manieren om de payroll te versimpelen.

De eerste, meest eenvoudige manier om de kosten van de payroll laag te houden is door uw medewerkers dynamisch in te zetten. Een kleine onderneming kan haar medewerkers vragen zelfstandig hun gegevens bij te houden – dit maakt het bijwerken van de payroll makkelijker. Bij grotere ondernemingen kan deze verantwoordelijkheid bij managers neergelegd worden. Dit ontlast de payroll administratie, waardoor deze minder groot hoeft te zijn. 

Goede payroll software is ook een belangrijke factor in de complexiteit van de payroll. Payroll software moet makkelijk te gebruiken zijn, en de onderdelen moeten goed op elkaar aansluiten. Door van tevoren na te denken over het systeem worden problemen op een later tijdstip voorkomen.

Tot slot kan er een beroep gedaan worden op een payroll bureau. De volledige administratie kan zo tegen lage kosten uitbesteed worden. Het besturen van de onderneming wordt daardoor eenvoudiger.

Het is alom bekend dat het realiseren van omzet door bedrijven gepaard met kosten. Hierbij kan gedacht worden aan grondstoffen, apparatuur en huisvesting, maar ook aan de kosten van het inhuren van personeel. Deze laatste groep – de salariskosten – wordt over het algemeen aangeduid met de term ‘payroll‘. Onder de payroll wordt verstaan het totaal aan gelden dat een organisatie besteedt aan het inhuren van arbeidskrachten. Zeker bij grote ondernemingen kan de payroll aanzienlijk zijn, aangezien er bij de complexe arbeidsprocessen die men in dergelijke organisaties aantreft vaak veel operationele en ondersteunende medewerkers betrokken zijn.

De payroll draagt hierdoor in hoge mate bij aan de totale kosten die de onderneming als gevolg van haar bedrijfsvoering maakt, en het aandeel van de payroll in de kosten neemt toe naarmate het personeelsbestand van de onderneming groeit. Om de relatie tussen bedrijfsprocessen en de kosten die daaruit voortvloeien beter te kunnen begrijpen is een nadere beschouwing van de payroll daarom wenselijk.

De invloed van de payroll op het bedrijfsresultaat

Vanuit het oogpunt van accounting vormt de payroll een overzicht van de totale arbeidskosten die in de organisatie ontstaan. Omdat zowel directe als indirecte arbeidskosten in de payroll zijn opgenomen, is het totaal van de payroll zowel van invloed op de kosten van het primaire proces en de overhead die daarbij ontstaat.

De winst van een onderneming wordt zodoende direct beïnvloed door de payroll; wanneer de kosten van directe en indirecte arbeid toenemen zonder een gelijktijdige toename van de omzet zal het bedrijfsresultaat afnemen. Dit verband is uiteraard ook in de omgekeerde situatie zichtbaar. Een afname van de payroll bij gelijkblijvende omzet of een handhaving van de payroll bij een toename van de omzet leidt in beide gevallen tot een toename van het bedrijfsresultaat. Deze directe relatie tussen payroll en bedrijfsresultaat maakt het terugdringen van de payroll een interessant uitgangspunt voor het optimaliseren van de bedrijfsvoering. Een onderneming die erin slaagt het aandeel van de payroll in de overhead te minimaliseren zonder de bedrijfsprocessen in gevaar te brengen zorgt hiermee immers voor grotere efficiëntie.

Methoden om overhead middels payroll analyse terug te dringen

De overhead van een organisatie bestaat voor een significant deel uit indirecte arbeidskosten. Deze kosten zijn weliswaar noodzakelijk voor de werkzaamheden die het bedrijf uitvoert, maar dragen niet direct bij aan het primaire proces. Door deze kosten duidelijk te specificeren in de payroll administratie kan middels payroll analyse een relatie gelegd worden tussen de mate waarin indirecte arbeidskosten bijdragen aan het bedrijfsresultaat. Vervolgens kan het aandeel indirecte arbeid dat in de payroll is opgenomen worden vergeleken met de totale overhead.

Wanneer de indirecte arbeidskosten in de payroll een groot percentage van de totale overhead vertegenwoordigen vormt dit een aanleiding om de efficiëntie van indirecte arbeidsprocessen verder te evalueren. In dat geval zijn er tal van gebieden waarop de ‘indirecte’ payroll teruggedrongen kan worden. Zo kan het verkoopvolume bijvoorbeeld niet in verhouding staan tot het salaris van de verkopers op de payroll, wat verholpen kan worden door betere training of het inkrimpen van de verkoop afdeling. Ook onderbezet onderhoudspersoneel kan de payroll nodeloos doen toenemen. Door deze en andere vormen van indirecte arbeid in de onderneming te helpen optimaliseren kan payroll analyse bijdragen aan de reductie van de totale payroll kosten en zal de winst van de onderneming stijgen.